Comment créer un répondeur automatique avec Outlook ?

Grâce aux possibilités d'automatisation qu'offre Outlook Express, il est en effet possible de doter sa messagerie électronique d'un répondeur. Le principe est simple comme bonjour, il s'agit de configurer le logiciel de telle sorte qu'il retourne systématiquement un message-type en réponse aux mails reçus. Entre autres utilisations possibles, un répondeur automatique constitue un excellent moyen d'informer vos correspondants d'un prochain changement d'adresse e-mail, et bien sûr, de signaler une absence prolongée, par exemple un congé.

Première étape : création d'un mail type. Il s'agit de créer un nouvel e-mail, comme vous le feriez d'habitude. Rédigez le texte de votre réponse-type en gardant à l'esprit que tous vos correspondants sont susceptibles de le recevoir, n'oubliez pas d'indiquer un objet (en précisant si possible "répondeur automatique"). Il est en revanche inutile de saisir l'adresse d'un correspondant.
Sauvegardez cet email à l'aide de la commande "enregistrez-sous" du menu "Fichier". Vous pouvez nommer le document comme bon vous semble. Enregistrez-le de préférence au format standard pour les mails (.eml) et retenez bien l'emplacement de cette sauvegarde.

Seconde étape : mise en place du répondeur. Dans la fenêtre principale d'Outlook Express, sélectionnez la commande "Règles de message" du menu "Outils" et cliquez sur "Courrier" dans le sous-menu.
Pressez le bouton "Nouveau", pour accéder à l'assistant qui vous guidera dans l'élaboration de la règle de courrier.
Dans le premier cadre, cochez l'option "pour tous les messages" si vous souhaitez répondre à tous vos correspondants sans distinction. Bien sûr rien n'interdit l'élaboration de règles plus sophistiquées : grâce aux critères de tri proposés vous pourrez par exemple créer des répondeurs différents pour vos contacts professionnels et privés, créer un répondeur pour indiquer aux correspondants qui vous envoient des pièces jointes que pour éviter les virus vous ne les ouvrez jamais, par exemple...
Dans le second cadre, cochez l'option "Répondre en utilisant message".
Dans le troisième cadre, cliquez sur le mot "message", puis dans la fenêtre qui s'ouvre alors, parcourez simplement votre disque dur et sélectionnez le message-type rédigé et sauvegardé précédemment.
N'oubliez pas dans le dernier champ de baptiser cette règle pour la reconnaître aisément par la suite ("Répondeur" nous semble un nom tout trouvé), puis validez en pressant le bouton "OK".

Troisième étape : activer/désactiver le répondeur.
Nous revoilà face au gestionnaire des règles de réception. Pour activer votre répondeur automatique, cochez simplement la case qui l'accompagne. Pour le désactiver, décochez la.
Si votre objectif est de prévenir vos correspondants durant vos congés, laissez bien sûr votre ordinateur allumé et Outlook ouvert durant votre absence (ce qui exclut a priori les internautes qui se connectent par modem).

En rentrant, n'oubliez pas de désactiver votre répondeur...